SISTIM INFORMASI MANAJEMEN
BAB I
PENDAHULUAN
Latar
Belakang Masalah
Perkembangan sistem informasi
manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam
pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat
operasioanal maupun (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua
jenjang.perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan -perubahan peran dari
para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu
memperoleh informasi yang paling akurat yang dapat digunakan dalam proses
pengambilan keputusan.
Perencanaan, pengorganisasian,
kepemimpinan, dan pengawasan, khususnya dalam bidang pendidikan merupakan
kegiatan manajerial yang pada hakikatnya merupakan proses pengambilan keputusan dan semua kegiatan tersebut membutuhkan
informasi.Informasi yang dibutuhkan oleh para manajer, termasuk pengelola
pendidikan, disediakan oleh suatu sistem informasi manajemen (SIM) yaitu suatu
sistem yang menyediakan informasi untuk manajer secara teratur.Informasi ini
dimanfaatkan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan dan penilaian kegiatan
serta hasil yang ingin dicapai.
Menurut Dr. Murniati AR, M.Pd dan Dr. Nasir Usman, M.Pd, pendidikan kejuruan memiliki kaitan langsung dengan proses industrialisasi, terutama bila dikaitkan dengan fungsinya memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang terampil dan dpat diandalakn serta punya visi perhatian yang sungguh-sungguh kepada pengembangan teknologi. Dalam hal ini Sistem informasi Manajemen sangan membantu siswa dalam mencapai proses industrialisasi tersebut, dimana dengan SIM siswa akan lebih mudah dalam mendapatkan informasi yang ada pada sekolah tempat siswa belajar.
Menurut Dr. Murniati AR, M.Pd dan Dr. Nasir Usman, M.Pd, pendidikan kejuruan memiliki kaitan langsung dengan proses industrialisasi, terutama bila dikaitkan dengan fungsinya memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang terampil dan dpat diandalakn serta punya visi perhatian yang sungguh-sungguh kepada pengembangan teknologi. Dalam hal ini Sistem informasi Manajemen sangan membantu siswa dalam mencapai proses industrialisasi tersebut, dimana dengan SIM siswa akan lebih mudah dalam mendapatkan informasi yang ada pada sekolah tempat siswa belajar.
B.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas , maka permasalahan yang akan diangkat dalam kajian ini adalah sebagai berikut :
Dalam kehidupan masyarakat luas kata “Informasi“ pada umumnya sudah tidak dipandang dalam istilah yang asing lagi. Ada yang mengartikan informasi adalah sebuah berita atau keterangan yang diidentikkan dengan sebuah data. Dalam manajemen istilah informasi mempunyai sutau pengertian khusus.Tidak diartikan sebagai fakta – fakta dan gambar – gambar yang pada umumnya dikumpilkam, dan disimpan dalam organisasi. Jenis fakta dan gambar yang bersifat umum ini disebut data. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya.Jadi informasi berarti bahan – bahan yang secara khusus dipilih dan dipersiapkan untuk suatu masalah tertentu, pada waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran yang pasti.
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.
B. Sistem Informasi Manajemen menurut para ahli :
Menurut Shrode dan Voich (1994), Informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif.
Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk entitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelasakan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
Dengan kata lain, sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi ataupun perseorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis, melalui suatu cara sehingga memiliki arti makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi ataupun situasi.
Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:
C.Karakteristik konsep sistem informasi manajemen
Dengan demikian yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data dengan maksut memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencaai tujuan organisasi.
D.Tujuan Umum
E.Proses Manajemen
Seperti yang di kemukakan oleh Idochi Anwar bahwa ada tiga unsur yang membentuk Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu management, information, dan system.
a.Sistem
Yang di maksud system adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Sekolah misalnya dapat di pandang sebagai bagian dari perumahan yang khusus dipakai untuk belajar oleh para siswa. Atau sekolah itu juga dipandang sebagai satu kesatuan tempat belajar para siswa yang mempunyai kaitan dengan lingkungannya. Cara memandang inilah yang diebut cara memandang secara system atau memikirkan sekolah itu sebagai system
Jika suatu system tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah system yang lebiih kecil, yaitu yang di namakan subsistem. Hersey (1978, h.8) membagi organisasi menjadi empat subsistem yaitu sub system struktur, teknologi, manusia dan informasi dengan tujuan ada di tengah-tengah. Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub system lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang mencakup subsistem teknik, struktur, psikologi social dan manajemen. Pandangan kedua ini di dukung pula oleh Johnson (1973, h. 43). Dan ada pula ahli lain yang tidak menyebutkan bagia-bagian organisasi itu sebagai subsistem tetapi dengan elemen-elemen organisasi yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur, teknik, informasi (Shrode, 1974, h. 8)
Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, di harapakan engelolaan data dapat di hasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat di butuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dan semua itu tertuju pada tujuan yang sama.
b.Informasi
Komponen SIM yang kedua yaitu informasi, yang merupakan unsur inti dalam system informasi manajemen. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami arti informasi akan lebih baik memahami lebih dahuku data.
Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk di jadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adaah ibarat bahan mentah yang ealui pengolahan tertentu lalu menjadi informasi.
Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi yang merupakan “output” dari pengolahan data kemudian dijelaskan oleh Gordon B Davis (1974:32) bahwa :
Informasi adlah data yang telah di olah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.
Seperti yang di kemukakan oleh Raymond Coleman dan M.J. Riley (1973:135), bahwa:
Kriteria bagi suatu system informasi manajemen yang efektif adalah bahwa system tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.
Perlu dipahami bahwa informasi yang di maksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah di olah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuatan keputusan-keputusan, sekarang dan yang akan datang.
G.Pengelompokkan data
Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasikan data.
Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke kompuer, maka data dapat di kelompokkan menjadi dua yaitu :
a.Data Statis
Data statis adalah jenis data yang pada umumnya tidak berubah atau jaran berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor (nomor: kartu penduduk, rekening, pegawai/kayawan, siswa/peserta didik, asuransi, kartu kredit, nomor telepon, dan sebagainya), dan alamat.
b.Data Dinamis
Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yan singkat (harian) atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti data tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, IPK mahasiswa, dan sebagainya.
Berdasarkan sifatnya data di kelompokkan menjadi dua jenis yaitu :
a.Data Kuantitatif
Data kuantitatif merupakan Jenis data dengan menggunakan hitugan bilangan, misalnya 5 ekor, Rp 1000, satu juta, 25%, 10 digit dan sebagainya.
b.Data Kualitatif
Data kulaitatif meruapakan data yang tidak di hitung dengan hitungan bilangan tetapi di ukur dengn kata-kata bernilai misalnya banyak, kecil, sedikit, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, berat an sebagainya.
Berdasarkan sumbernya maka data di kelompokkan menjadi dua yaitu :
a.Data Internal
Data internal yaitu data yang berasal dari organisasi itu sendiri yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya.
b.Data eksternal
Data eksternal yaitu data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.
H.Pengolahan Sistem Manajemen
Manajemen yang secara umum artinya pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu dalam Manajemen Sistem Informasi, Atmosudirdjo (1986:158). Sedangkan menurut Siagian (1989:5) Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Jadi dapat disimpulkan manajemen adalah suatu pengendalian dan pengawasan kegiatan/aktivitas orang atau kelompok orang dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
Manajemen memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.
1.Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam mengembangkan sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi yaitu analisis sistem dan manajer. Adapun langkah yang ditempuh untuk mengembangkan sistem informasi meliputi:
Proses kerja Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan umpan balik. Moekijat (1991:41) mengemukakan bahwa: untuk menentukan jaringan yang efektif bagi suatu Sistem Informasi Manajemen telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
a.Pengumpulan Data
Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
Pengolahan data adalah suatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah – langkah perumusan atau pola tertentu, untuk mengubah data tertentu menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna
I. Aktivitas dalam pengambilan data
Aktivitas-aktivitas dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
Tujuan penyimpanan data adalah :
Yang dimaksud pengeluaran data adalah memindahkan data dari bagian SIM ke bagian yang membutuhkan terutama pada pembuatan kebijakan.Data informasi yang dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan, pengeluaran data ini adalah bukan hanya pengeluaran dari computer atau dari alat – alat pengolahan data atau informasi, tetapi dari bagian pengelolaan Sistem Informasi Manajemen data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.
A. Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan.Informasi adalah data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna. Sedangkan data merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi yang belum dianalisis.
B. Saran
Berdasarkan penyusunan laporan dan kesimpulan di atas, maka hal-hal berikut dibawah ini dapat menjadi bahan pertimbangan untuk penelitian selanjutnya :
Berdasarkan latar belakang diatas , maka permasalahan yang akan diangkat dalam kajian ini adalah sebagai berikut :
- Apakah tujuan dari Sistem Informasi Manajemen
- Bagaimana cara memperoleh informasi yang baik
- Apa kaitannya sebuah system informasi dengan seorang manajer
- Mengetahui dan mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen
- Mengetahui informasi – informasi apa yang dibutuhkan oleh seorang manajer
- Mengetahui tujuan dari Sistem Informasi Manajemen
- Mengetahui informasi yang digunakan dalam perencanaan, pengendalian dan pengevaluasian
- Mengetahui informasi pengambilan keputusan
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sistem InformasiDalam kehidupan masyarakat luas kata “Informasi“ pada umumnya sudah tidak dipandang dalam istilah yang asing lagi. Ada yang mengartikan informasi adalah sebuah berita atau keterangan yang diidentikkan dengan sebuah data. Dalam manajemen istilah informasi mempunyai sutau pengertian khusus.Tidak diartikan sebagai fakta – fakta dan gambar – gambar yang pada umumnya dikumpilkam, dan disimpan dalam organisasi. Jenis fakta dan gambar yang bersifat umum ini disebut data. Dengan demikian data merupakan bahan untuk menjadi informasi setelah diproses dengan prosedur, teknik dan cara sesuai dengan kepentingannya.Jadi informasi berarti bahan – bahan yang secara khusus dipilih dan dipersiapkan untuk suatu masalah tertentu, pada waktu tertentu untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran yang pasti.
Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadi dimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan. Informasi harus dikelola dengan baik dan memadai agar memberikan manfaat yang maksimal.
B. Sistem Informasi Manajemen menurut para ahli :
Menurut Shrode dan Voich (1994), Informasi merupakan sumber dasar bagi organisasi dan esensial agar operasionalisasi dan manajemen berfungsi secara efektif.
Sedangkan Gordon Davis (1994), mengartikan sistem informasi manajemen sebagai sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
Mcleod (1995) mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen (SIM) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi para pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk entitas organisasi formal atau sub unit di bawahnya. Informasi menjelaskan suatu organisasi yang salah satu sistem utamanya menjelasakan mengenai apa yang telah terjadi, apa yang sekarang terjadi, dan apa kemungkinannya di masa mendatang.
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dimaksudkan untuk memberikan dukungan informasi yang dibutuhkan, khususnya oleh para pengguna informasi dari berbagai tingkatan manajemen. Sistem informasi yang digunakan oleh para pengguna dari berbagai tingkatan manajemen ini biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.
Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisis permasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yang diperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.
Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransfer informasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitasaktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkan umpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan di tahap input berikutnya.
Dengan kata lain, sistem informasi manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan-keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi ataupun perseorangan. Informasi itu sendiri, merupakan data yang telah diolah, dianalisis, melalui suatu cara sehingga memiliki arti makna (worth). Sedangkan data adalah fakta, atau fenomena yang belum dianalisis, seperti jumlah, angka, nama, lambang yang menggambarkan suatu objek, ide, kondisi ataupun situasi.
Apabila data yang masuk telah diproses dan dianalisis maka data itu menjadi informasi yang penting, dibutuhkan, dan berarti bagi pengambilan keputusan, baik menyangkut kegiatan organisasi maupun manajerial. Hal yang perlu mendapat perhatian dalam SIM adalah:
- Perlu diidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan
- Perlu ditentukan sumber data dan informasi yang dibutuhkan.
- Perlu ditentukan siapa yang membutuhkan informasi dan kapan
- Perlu komunikasi informasi itu secara tepat, terpercaya kepada para pengguna
- Uniformity
- Lengkap
- Jelas
- Tepatwaktu
C.Karakteristik konsep sistem informasi manajemen
- Dalam organisasi terdapat suatu bagian khusus sebagai pengelola SIM
- SIM merupakan jalinan lalu lintas data dan informasi dari setiap bagian di dalam organisasi yang terpusat di bagian SIM.
- SIM merupakan jalinan hubungan antara bagian dalam organisasi melalaui satu bagian SIM.
- SIM merupakan segenap proses yang mencangkup :
- Pengumpulan data
- Pengelola data
- Penyimpanan data
- Pengam bilan data Penyebaran informasi dengan cepat dan tepat
- SIM bertujuan agar para pelaksana dapat melaksanakan tugas dengan baik dan benar serta pimpinan dapat membuka keputusan dengan cepat dan tepat
Dengan demikian yang di maksud dengan Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data dengan maksut memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan dengan cepat dan tepat untuk dasar pembuatan keputusan dalam rangka mencaai tujuan organisasi.
D.Tujuan Umum
- Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa,produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
- Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
- Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
E.Proses Manajemen
- Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
- Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.BagianSIM merupakan kumpulan dari sistem informasi
- Sistem informasiakuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
- Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
- Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
- Sistem informasi personalia (personnel information systems).
- Sistem informasi distribusi (distributioninformation systems).
- Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
- Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
- Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
- Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
- Sistem informasi analisis software
- Sistem informasi teknik (engineering information systems).Sistem Informasi Manajemen yang disingkat SIMadalah sebuah sistem informasi yang berfungsi mengelol
Seperti yang di kemukakan oleh Idochi Anwar bahwa ada tiga unsur yang membentuk Sistem Informasi Manajemen (SIM) yaitu management, information, dan system.
a.Sistem
Yang di maksud system adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Sekolah misalnya dapat di pandang sebagai bagian dari perumahan yang khusus dipakai untuk belajar oleh para siswa. Atau sekolah itu juga dipandang sebagai satu kesatuan tempat belajar para siswa yang mempunyai kaitan dengan lingkungannya. Cara memandang inilah yang diebut cara memandang secara system atau memikirkan sekolah itu sebagai system
Jika suatu system tertentu diidentifikasi, maka sering terdapat sejumlah system yang lebiih kecil, yaitu yang di namakan subsistem. Hersey (1978, h.8) membagi organisasi menjadi empat subsistem yaitu sub system struktur, teknologi, manusia dan informasi dengan tujuan ada di tengah-tengah. Sementara itu Kast (1974) menyatakan organisasi sebagai sub system lingkungannya yang lebih besar yang berorientasi kepada tujuan, yang mencakup subsistem teknik, struktur, psikologi social dan manajemen. Pandangan kedua ini di dukung pula oleh Johnson (1973, h. 43). Dan ada pula ahli lain yang tidak menyebutkan bagia-bagian organisasi itu sebagai subsistem tetapi dengan elemen-elemen organisasi yaitu elemen tujuan, orang-orang, struktur, teknik, informasi (Shrode, 1974, h. 8)
Dengan menggunakan pendekatan system dalam proses manajemen, di harapakan engelolaan data dapat di hasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat dengan melalui analisis yang rasional dan ilmiah. Terutama sangat di butuhkan di organisasi yang sangat besar memiliki berbagai devisi/bagian dan semua itu tertuju pada tujuan yang sama.
b.Informasi
Komponen SIM yang kedua yaitu informasi, yang merupakan unsur inti dalam system informasi manajemen. Informasi sangat erat hubungannya dengan data. Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami arti informasi akan lebih baik memahami lebih dahuku data.
Data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan untuk di jadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adaah ibarat bahan mentah yang ealui pengolahan tertentu lalu menjadi informasi.
Sedangkan yang dimaksud dengan informasi adalah “behavior initiating”, stimuli yang terjadi antara pengirim dan penerima, dalam bentuk tanda atau sandi yang merupakan “output” dari pengolahan data kemudian dijelaskan oleh Gordon B Davis (1974:32) bahwa :
Informasi adlah data yang telah di olah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang akan datang.
Seperti yang di kemukakan oleh Raymond Coleman dan M.J. Riley (1973:135), bahwa:
Kriteria bagi suatu system informasi manajemen yang efektif adalah bahwa system tersebut dapat memberikan data yang cermat, tepat waktu, dan yang penting artinya bagi perencanaan, analisis dan pengendalian manajemen untuk mengoptimalkan pertumbuhan organisasi.
Perlu dipahami bahwa informasi yang di maksud dalam penelitian ini adalah data-data yang telah di olah menjadi bentuk yang bermakna bagi penerima dan berguna bagi pembuatan keputusan-keputusan, sekarang dan yang akan datang.
G.Pengelompokkan data
Semua kegiatan memang memerlukan data, serta sebaliknya setiap pekerjaan juga akan menghasikan data.
Dikatakan bahwa data adalah fakta-fakta kegiatan organisasi dengan unit-unitnya. Untuk keperluan penulisan data di kertas atau kartu dan pemasukan data ke kompuer, maka data dapat di kelompokkan menjadi dua yaitu :
a.Data Statis
Data statis adalah jenis data yang pada umumnya tidak berubah atau jaran berubah, misalnya identitas nama (orang, organisasi, atau tempat), kode-kode nomor (nomor: kartu penduduk, rekening, pegawai/kayawan, siswa/peserta didik, asuransi, kartu kredit, nomor telepon, dan sebagainya), dan alamat.
b.Data Dinamis
Data dinamis adalah jenis data yang selalu berubah baik dalam frekuensi waktu yan singkat (harian) atau agak lama (semesteran) dan lain-lain. Data jenis ini sering mengalami peremajaan (updating) data. Contoh data tersebut seperti data tabungan, data gaji, data kepangkatan, data nilai siswa, IPK mahasiswa, dan sebagainya.
Berdasarkan sifatnya data di kelompokkan menjadi dua jenis yaitu :
a.Data Kuantitatif
Data kuantitatif merupakan Jenis data dengan menggunakan hitugan bilangan, misalnya 5 ekor, Rp 1000, satu juta, 25%, 10 digit dan sebagainya.
b.Data Kualitatif
Data kulaitatif meruapakan data yang tidak di hitung dengan hitungan bilangan tetapi di ukur dengn kata-kata bernilai misalnya banyak, kecil, sedikit, rendah, manis, cantik, mahal, tinggi, panjang, berat an sebagainya.
Berdasarkan sumbernya maka data di kelompokkan menjadi dua yaitu :
a.Data Internal
Data internal yaitu data yang berasal dari organisasi itu sendiri yaitu organisasi pusat dan cabang-cabangnya.
b.Data eksternal
Data eksternal yaitu data yang berasal dari sumber-sumber yang berada di luar organisasi itu sendiri.
H.Pengolahan Sistem Manajemen
Manajemen yang secara umum artinya pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu dalam Manajemen Sistem Informasi, Atmosudirdjo (1986:158). Sedangkan menurut Siagian (1989:5) Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain. Jadi dapat disimpulkan manajemen adalah suatu pengendalian dan pengawasan kegiatan/aktivitas orang atau kelompok orang dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
Manajemen memiliki tugas untuk melaksanakan semua kegiatan yang dibebankan organisasi kepadanya. Dengan demikian terjadilah pembagian tugas oleh pemimpin kepada bawahannya untuk mencapai tujuan organisasi.
1.Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
Ada dua pihak yang terlibat langsung dalam mengembangkan sistem informasi untuk manajemen suatu organisasi yaitu analisis sistem dan manajer. Adapun langkah yang ditempuh untuk mengembangkan sistem informasi meliputi:
- Studi fisibilitas
- Menentukan persyaratan sistem
- Merancang dan menerapkan sistem
- Perubahan keorganisasian
- Pengetesan solusi
- Konservasi
- Manajemen proyek
Proses kerja Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu alur proses yang kontinu dari mulai perencanaan sampai dengan umpan balik. Moekijat (1991:41) mengemukakan bahwa: untuk menentukan jaringan yang efektif bagi suatu Sistem Informasi Manajemen telah disarankan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
- Data atu informasi apakah yang dibutuhkan?
- Bilamana data atu informasi apakah yang dibutuhkan?
- Siapa yang membutuhkan?
- Dimana data atau informasi dibutuhkan?
- Berapa biaya data atau informasi itu?
a.Pengumpulan Data
Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
- Melalui pengamatan secara langsung
- Melalui Wawancara
- Melalui perkiraan koresponden
- Melalui daftar pertanyaan
Pengolahan data adalah suatu proses kegiatan pikiran dengan bantuan tangan atau suatu peralatan dengan mengikuti serangkaian langkah – langkah perumusan atau pola tertentu, untuk mengubah data tertentu menjadi berbentuk, tersusun, sifat atau isinya lebih berguna
I. Aktivitas dalam pengambilan data
Aktivitas-aktivitas dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:
- Capturing, yaitu pencatatan data dari suatu peristiwa dalam suatu bentuk, yaitu formuli-formulir kepegawaian, pesanan-pesanan pembelian.
- Verifying, yaitu pemeriksaan, pengecekkan atau pengesahan data untuk menjamin agar data tersebut dapat diperoleh dan dicatat secara cermat
- Classivying, yaitu menetapkan unsur-unsur data dalam kategori-kategori khusus yang memberikan arti bagi sipamakai
- Penyortiran, yaitu menetapkan unsure-unsur data dalam suatu rangakai urutan khusus atau rangkaian yang telah ditentukan sebelumnya.
- Summairizing, yaitu menggabungkan unsure-unsur data dalam salah satu dari dua cara, misalkan cara matematika atau logika
- Calculating, yaitu penanganan data secara ilmu hitung atau logika.
- Storing, yaitu menempatkan data ke dalam suatu media penyimpanan, dimana data dapat dipelihara untuk pemasukan dan pengambilan kembali apabila dibutuhkan.
- Retrieving, yaitu pencarian samapi ketemu dan mendapatkan tambahan bagi unsur-unsur data khusus dari media dimana data-data tersebut disimpan
- Reproduksi, yaitu memperbanyak data dari seuatu media ke media lain
- Disseminating-communicating, yaitu penyebaran dan pemindahan data dari suatu tempat ke tempat lain.
Tujuan penyimpanan data adalah :
- Sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan persoalan dapat dengan mudah diambil
- Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terlindung dari kemungkinan rusak atau hilang
Yang dimaksud pengeluaran data adalah memindahkan data dari bagian SIM ke bagian yang membutuhkan terutama pada pembuatan kebijakan.Data informasi yang dikeluarkan, disesuaikan dengan kebutuhan, pengeluaran data ini adalah bukan hanya pengeluaran dari computer atau dari alat – alat pengolahan data atau informasi, tetapi dari bagian pengelolaan Sistem Informasi Manajemen data dan informasi pada bagian lain atau pada pembuat kebijakan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Sistem Informasi Manajemen merupakan keseluruhan jaringan informasi yang ditujukan kepada pembuatan keterangan keterangan bagi para manajer dan para pengguna lainnya yang berfungsi untuk pengambilan keputusan atau kebutuhan lain dalam cakupan organisasi atau perorangan.Informasi adalah data yang telah diolah, dianalisis melalui suatu cara sehingga memiliki arti dan makna. Sedangkan data merupakan fakta-fakta yang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi yang belum dianalisis.
B. Saran
Berdasarkan penyusunan laporan dan kesimpulan di atas, maka hal-hal berikut dibawah ini dapat menjadi bahan pertimbangan untuk penelitian selanjutnya :
- Dengan Sistem Informasi Manajemen Aset yang telah dibangun diharapkan dikembangkan lagi dalam jaringan internet, sehingga Website yang dibangun sebagai sarana informasi dapat memberikan informasi-informasi yang berguna bagi kita.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar